Il budget operativo e la programmazione delle attività

Dicembre è tempo di budget.

Ormai sdoganato dal punto di vista letterale, ci accorgiamo che non sempre il budget è compreso fino in fondo nel suo significato, nella sua struttura effettiva.

Dal punto di vista dell’epifenomeno, il budget è il conto economico preventivo dell’impresa o dell’attività, con la relativa previsione di fabbisogno finanziario.

In realtà il suo significato oggi è molto più ampio.

Per budget intendiamo anche il suo processo, ossia un’attività aziendale complessa che inizia normalmente prima del termine dell’esercizio precedente a quello di riferimento e culmina nella prima fase alcune settimane dopo; ma che in realtà è destinato, con le varie revisioni, ad accompagnarci tutto l’anno.

Come si articola?

Il processo del budget

L’iter di messa a punto del budget, in situazioni normali, prende dai due ai tre mesi, diciamo 10 settimane, che vanno calendarizzate con precisione in base al settore merceologico di appartenenza, al modello di business, alla durata dei flussi di approvvigionamento.

E la sua prima fase, cioè la definizione della macro struttura del conto economico previsionale, ha come primo riferimento indispensabile la messa a punto del preconsuntivo dell’esercizio in corso, di solito costruito tra settembre ed ottobre, quindi basato sui ricavi e sui costi dei primi 8, al massimo 9 mesi dell’anno.

Da quel momento parte un iter che prevede:

• La definizione degli obiettivi generali e di vendita
• La loro suddivisione per aree geografiche e per linee di attività (prodotto/servizio)
• La relativa mensilizzazione
• L’elaborazione delle distinte base aggiornate per prodotto o dei costi delle unità di servizio
• Le stime delle distinte base dei nuovi prodotti
• La definizione dei fabbisogni di materie prime e semilavorati
• La definizione delle ore/lavoro necessarie e loro ripartizione
• La valorizzazione del costo complessivo dei prodotti
• La determinazione dei costi variabili commerciali (di varia natura)
• La determinazione dei costi fissi industriali e dei costi di ricerca & sviluppo
• La determinazione dei costi centrali
  • Personale amministrativo (vari incarichi)
  • Personale commerciale e marketing
  • Spese commerciali e marketing
  • Altre spese di funzionamento
• La determinazione degli investimenti, il loro ammontare e le modalità di finanziamento.

Fatto tutto questo, bisogna poi definire:

• Una prima ipotesi di conto economico
• I flussi di cassa (in relazione a business interni o esteri) ed i relativi fabbisogni
• La verifica di congruità tra gli obiettivi iniziali ed il conto economico preliminare
• Le azioni correttive per area, prodotto, servizio
• La validazione finale.

Una volta realizzato il budget, si passa alla costruzione del programma operativo annuale.

Come possiamo semplificare il lavoro?

Si potrebbe entrare ancor di più nel dettaglio, ma anche fermandoci a questo livello di superficie si comprende bene quanto sia articolato questo percorso, tra i più dettagliati dell’attività d’impresa.

E oltre il 90% delle imprese lo imposta tramite semplici fogli elettronici, se non, addirittura, documenti di sintesi.

Oggi però possiamo semplificare il lavoro.

Qualificando contemporaneamente il processo di budget.

Grazie alle soluzioni ERP integrate da applicativi di controllo e business intelligence dedicati.

Lavorare a valore aggiunto sul budget e sul suo iter si può.

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