Paperless o Less Paper? Il processo per digitalizzare la tua impresa

Quanto è difficile rendere paperless il proprio ufficio?

I leader di molti settori economici hanno visioni ambiziose su come la digitalizzazione trasformerà le loro attività principali.

Nei settori dei servizi, parliamo di:

• percorsi di consumo completamente nuovi, resi possibili da un self-service completo
• offerte omnicanale integrate
• pieno utilizzo di tutti i dati disponibili. 

Di conseguenza, i dati fluiscono digitalmente in modo altamente automatizzato, i costi vengono ridotti, l’efficienza e la qualità migliorano e la flessibilità aumenta.

Questa visione è già realtà in alcuni contesti di servizio.

Pensiamo a Uber o Airbnb, ad esempio.

Tuttavia…

A breve termine, tuttavia, non tutti i clienti saranno in grado di adottare processi completamente paperless.

Nonostante la miriade di problemi che l’elaborazione manuale dei documenti comporta. 

Sebbene molti operatori abbiano adottato percorsi per abbandonare la carta, si sa che eliminarla davvero è più difficile di quanto previsto. 

Un operatore economico europeo di medie dimensioni acquista cinque camion di carta ogni anno solo per supportare il servizio clienti. E una quota non trascurabile di tutte le interazioni cartacee rimarrà su carta almeno per i prossimi 5 anni. 

Detto questo, trovare modi per elaborare documenti cartacei nel modo più efficiente possibile, unendo senza problemi i dati che contengono a quelli forniti da fonti digitali, sta diventando un imperativo per tutte le aziende che hanno un volume elevato di documenti da clienti, fornitori e partner. 

Le imprese possono generare un valore economico significativo durante la transizione verso un futuro completamente digitale, ottimizzando il modo in cui elaborano i documenti cartacei e altri dati. 

Quali sono i vantaggi del paperless?

Una gestione digitale efficace e integrata con i processi cartacei è fondamentale perché permette di gestire tutti i dati che sono al centro dell’offerta di servizi e delle attività di pagamento.

Le aziende benchmark che implementano con successo l’elaborazione dei documenti digitali, inclusa la gestione digitale dei documenti cartacei, spesso utilizzano un approccio tra loro simile, incorporato in un processo di trasformazione digitale più ampio:

1. Identificano i fornitori di tecnologia giusti per sviluppare l’intera catena del valore nell’elaborazione dei documenti.
   Inoltre valutano il potenziale della riprogettazione del processo e identificano i cambiamenti comportamentali che saranno necessari in tutta l’organizzazione. 
2. Utilizzano un team di progetto dedicato per installare l’infrastruttura IT essenziale in tempi relativamente brevi.
   In genere, intraprendono una prova tecnica iniziale del progetto e quindi iniziano a costruire l’infrastruttura IT trasformando i primi processi end-to-end (ad esempio, l’elaborazione delle fatture per un gruppo di fornitori pilota scelti). 
3. Sviluppano un test creando un ambiente digitale (come descritto sopra) e iniziano a ruotare le persone dentro e fuori di esso.
   Iniziano a trasformare i processi del cliente uno per uno (magari iniziando con i reclami, quindi passando alla fatturazione); in questo modo si ottimizzano la nuova tecnologia e la struttura organizzativa, intervenendo in tutti i processi cartacei delle aziende. 
4. Intraprendono anche uno sforzo di gestione del cambiamento interno per implementare il sistema di elaborazione dei documenti digitali.
   I dipendenti che sono abituati ai processi cartacei, e spesso hanno un controllo considerevole sulle decisioni dei processi, in genere hanno bisogno di aiuto per adattarsi ai nuovi processi digitali. Lo sforzo di gestione del cambiamento è fondamentale per garantire che la trasformazione venga veramente portata a termine, perché l’ultimo 20% dei processi cartacei è solitamente il più difficile da eliminare. L’attenzione alla gestione del cambiamento aiuta a dare ai dipendenti a tutti i livelli dell’organizzazione l’ambizione di diventare completamente paperless.

Conclusioni

Per essere efficaci, i processi dei documenti digitali devono considerare l’intera gamma di input (sia cartacei che digitali) e coprire il flusso di lavoro end-to-end.

Per rendere ciò possibile, un operatore economico deve in genere costruire o acquisire le tecnologie richieste e stabilire le basi organizzative necessarie.

Con questo approccio, operiamo con ELO.

Non ti diciamo di fare tutto subito, ma di intraprendere per gradi il percorso verso la digitalizzazione, coinvolgendo man mano i vari operatori. 

Quando sia l’impresa sia i lavoratori percepiranno concretamente i benefici della digitalizzazione, non potranno più farne a meno.

E allora il percorso verso la paperless company potrà dirsi avviato.

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