Il Cliente
Company Service S.p.A. è attualmente una piattaforma distributiva regionale in esclusiva dei ricambi PSA (Citroën, Peugeot, DS, Eurorepar e, dal 2020, Opel e Chevrolet).
Oltre ad questa vasta gamma di ricambi, Company Service offre al mondo degli autoriparatori ricambi originali di tutte le altre marche, ricambi Aftermarket, attrezzature per officine e carrozzerie e, dal 2021, noleggia auto di cortesia per i propri clienti.
L’ obiettivo è quello di supportare costantemente tutti gli autoriparatori con un servizio eccellente. Per far questo, dal 2017 è stato inaugurato il nuovo polo logistico, presso la sede di Castel San Pietro Terme (BO) all’interno della sede regionale Arcese S.p.A.
Questo ha reso possibile l’implementazione di un network distributivo a livello nazionale, rendendo più agevole anche la gestione di accordi con clienti istituzionali quali ad esempio flotte, assicurazioni e distributori internazionali.
Necessità del Cliente
L’ esigenza principale riguardava l’ automatizzazione dell’acquisizione dei dati dei DDT fornitore ricevute in PDF, in quanto:
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- Alcuni fornitori inoltravano rendicontazione strutturata (es. Excel) e puntuale.
- In altri casi la documentazione veniva inviata in ritardo, causando slittamenti nella fatturazione.
- Per ultimo, alcuni fornitori inoltravano la rendicontazione in formato non strutturato (PDF scansionato).
- APPLICATIVO GESTIONALE: ELO ECM Suite e ELO DocXtractor
- Aggiornamento dati dal sistema informativo attraverso il connettore del gestionale per la sincronizzazione degli stessi, con aggiornamento periodico della soluzione ECM.
- Analisi e progettazione accurate del sistema, integrazione della gestione dei progetti durante l’introduzione della soluzione ELO.
- Introduzione della nuova soluzione digitale per la gestione delle commesse, con Workflow ELO intelligenti ed ELO ECM Suite in veste di repository centrale.
- Report Aziendali per monitorare e verificare tutte le attività dei vari uffici. Sono stati creati dei report per la visualizzazione e l’eventuale esportazione in excel dei dati aziendali.
- FACILITA’ D’UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA ELO ECM SUITE: da parte di tutti gli utenti finali – interfaccia utente intuitiva e semplice.
- RAPIDITA’ NELL’IMPLEMENTAZIONE DEL PROGETTO ELO ECM Suite all’interno dell’azienda.
- INTEGRAZIONE CON IL SISTEMA ERP AZIENDALE: semplice e basata su tecnologie standard.
- CONDIVISIONE DELLA “CONOSCENZA” tra le diverse aree aziendali in maniera sicura ed estesa.
- INTRODUZIONE DEL CONCETTO DI COLLABORATION: inserimento di commenti ed annotazioni direttamente sui documenti in formato elettronico, veloce condivisione delle informazioni tra gli utenti, risparmio notevole di “carta”, per processi aziendali sempre più “sostenibili”.
- L’ACQUISIZIONE DEI DDT RICEVUTI DAI FORNITORI DA VARI CANALI: cartaceo, allegato ad email, rendicontazioni in formato specifico dei vari fornitori;
- LA GESTIONE DELLA TRANSCODIFICA: per i fornitori che non stampano sul documento la codifica condivisa ma il proprio codice;
- L’ACQUISIZIONE DELLE FATTURE: passive in formato XML e delle fatture di cortesia che alcuni fornitori inviano separatamente;
- L’INTEGRAZIONE CON IL GESTIONALE: ELO ECM Suite sfrutta i meccanismi già in essere, di conseguenza non è stato necessario intervenire sulle procedure esistenti.
